Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

Im Herzen jedes erfolgreichen Unternehmens liegt der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP), eine strategische Methodik, die es Organisationen ermöglicht, ihre Prozesse systematisch zu optimieren und ihre Leistung fortlaufend zu steigern.

„Wenn ich eine Stunde Zeit hätte, um die Welt zu retten, würde ich 55 Minuten dafür verwenden das Problem zu definieren und nur 5 Minuten, um Lösungen zu finden.“ - [Albert Einstein]

Durch die Implementierung von KVP können Unternehmen nicht nur ihre Effizienz und Produktivität verbessern, sondern auch eine Kultur der Innovation und des Engagements fördern. In unserer tiefgreifenden Betrachtung des KVP bieten wir Einblicke in die grundlegenden Prinzipien, Schlüsselstrategien und bewährten Methoden, die Unternehmen aller Größen und Branchen dabei unterstützen, ihre Ziele zu übertreffen und nachhaltigen Erfolg zu sichern.

Warum KVP niemals obsolet wird

Kennen Sie das? Sie definieren einen Prozess, widmen ihre Aufmerksamkeit für "eine Sekunde" einem anderen Thema und Bähm .. Chaos! (leicht übertrieben)

Der Prozess hat eine Eigendynamik entwickelt. Ihre
Kennzahlen werden nicht erreicht. Fehler entstehen. Sie treten auf der Stelle.

Ein Physiker würde jetzt behaupten die Entropie hat zugeschlagen. Entropie kann man Umgangssprachlich als Grad der Unordnung beschreiben. Obwohl diese Beschreibung
der Entropie ungenügend ist, reicht Sie für uns als Beschreibung für die Notwendigkeit von KVP.

Folgende Aufnahmen von Google Street View eines Hauses in Detroit (2009 bis 2016) machen dies greifbarer. Durch das schwindende Arbeitsangebot verlassen die Menschen die Stadt. Die Häuser fangen an, ohne entsprechen Pflege zu verfallen… „Entropie“ eben.

KVP und Entropie

Das gleiche passiert mit einem Prozess in einem Unternehmen. Der Prozess verfällt ohne ständige Aufmerksamkeit automatisch in ein Chaos.

Hat eine Führungskraft zu viele Prozesse zu beaufsichtigen, ist das Chaos vorprogrammiert. Das bedeutet, jeder Prozess muss regelmäßig beaufsichtigt oder kontrolliert werden (z. B. via Prozessbestätigung).

Die Aussage „Never touch a running system“ trifft also nur dann zu, wenn Sie ein geschlossenes und geregeltes System haben.

KVP und Entropie Schaubild Prozesse in Unternehmen

Was steckt hinter dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)?

KVP ist die umgangssprachliche Abkürzung für „kontinuierlicher Verbesserungsprozess“ in Konzernen wird häufig das Akronym CIP (Continual
Improvement Process) oder der japanische Ausdruck Kaizen verwendet.

Maßgeblich geprägt wurde KVP vom japanischen Automobilkonzern Toyota, dort ist Kaizen eine Basishandlungsweise / Philosophie neben Lean Management. Kaizen bedeutet „Veränderung zum Besseren“. KVP ist dort eine methodenunterstützte Arbeitsphilosophie, die niemals endet. Darunter werden punktuelle Verbesserungen (Perfektionierung) durch jeden einzelnen Mitarbeitenden verstanden.

Den methodischen Rahmen liefert der PDCA Zyklus (Plan, Do, Check, Act) von Williams E. Deming.
KVP ist also ein ganzheitliches Prinzip, um betriebliche Abläufe kontinuierlich zu verbessern.

Plan Do Check Act PDCA Deming Zyklus Schaubild

PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)

Die Plan-Phase

Sich Ziele setzen und Prozesse etablieren um den Wert für den Kunden in Übereinstimmung mit seinen Bedürfnissen zu sichern
Klarstellung der Herausforderung, z. B. Mit Wer? Was? Warum? Wann? Wie? (Do planen)
Kennzahlen festlegen (Check planen)

PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)

Die Do-Phase

Durchführen der Verbesserungen
Verändern, Tun, Experiment, gerne auch in kleinen Iterationen

PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)

Die Check-Phase

Messen und Überwachen der Prozesse und Produkte anhand festgelegter Kennzahlen
Kundenanforderungen und normativen Anforderungen (Audit)
Lernen aus den Ergebnissen

PDCA-Zyklus (Plan-Do-Check-Act)

Die Act-Phase

Prozessverbesserungen aus den Erkenntnissen der Checkphase
weitertreiben.
Standardisieren der erreichten Verbesserungen.
Einleiten eines neuen PDCA-Zyklus.

Wie starte ich KVP im Unternehmen? Unterscheiden Sie in diese Kategorien!

Sofortmaßnahme vs. Ursachenanalyse.

Mit einer Sofortmaßnahme erkaufen Sie sich Zeit gegen über dem Kunden. Mögliche Sofortmaßnahmen sind:

100% Prüfung des fehlerhaften Produktes,
Sonderfreigaben
Nacharbeit oder
Aussortieren

Führen Sie die Ursachenanalyse korrekt durch, können Sie die Sofortmaßnahmen abschaffen.

Produktqualität vs. Handlungsqualität.

Der Unterschied liegt in der Häufigkeit des Fehlers.

Ein einfache Beispiel:

Sind alle Teile nach Vorgabe produziert, können aber aufgrund der Passung nicht montiert werden, stimmt etwas nicht mit Ihren Toleranzen.

Sie müssen also die Konstruktion oder Entwicklung ins Boot holen.

Wiederholfehler vs. Einmalfehler.

Wir haben intern die Definition "größer gleich zwei Fehler" sind Wiederholfehler. Ab dann nutzen wir eine strukturierte Problemlösung (PDCA).

Strukturiertes und methodisches Vorgehen via PDCA vs. Just Do It.

Der Unterschied, ob Sie mit Kanonen auf Spatzen schießen oder nicht.

Eine strukturierte Problemlösung (PDCA mit A3, 8D, etc.) lohnt sich dann, wenn die Ursache unklar ist.

Kennen Sie die Ursache hinter ihrem Symptom, dann stellen Sie den Fehler "einfach" ab. Just do it.

Die Problemlösung bzw. KVP mittels PDCA-Zyklus kann zeit- und ressourcenintensiv sein. Die gute Nachricht ist, Probleme unterliegen einer Pareto-Verteilung. Soll heißen, Sie haben viele Probleme mit geringer Komplexität und wenige Probleme mit hoher Komplexität. Komplex ist ein Problem dann, wenn Sie die Ursache des Problems nicht verstehen. Die nachfolgende Grafik greift diese Logik bildlich auf und erleichtert Ihnen die Implementierung im Unternehmen. Die hier genannten Kategorien und Schlussfolgerungen sind darin enthalten.

Zusätzlich sind folgende Überlegungen für Sie notwendig:

Wer ist für welches Raster (I bis IV) verantwortlich?
Wo wird in welchem Raster dokumentiert?
Wie gestaltet sich der Eskalationsprozess über die Verantwortlichkeiten?

Damit Sie nicht mit mehr Fragen rausgehen, wie Sie eingangs hatten, gleich die Antwort: Es kommt drauf an 😜. Der schönere Weg ist der über die Prozesseigener, d.h. für Raster I, II und III sind die Führungskräfte für das KVP im eigenen Bereich verantwortlich. Eine Alternative ist der Weg über KVP-Moderatoren. Eine Zwischenlösung wäre eine Kombination aus beiden Wegen.

Problemlösung bei unterschiedlichen Komplexitätsstufen

Problemlösung Ursachen und Methoden Schaubild

Ursache Bekannt

Just do it

Wenn Sie die Ursache kennen, müssen Sie keinen zeitaufwendigen PDCA-Zyklus starten.

Die Umsetzungsverantwortung liegt in dem betroffenen Fachbereich.

In der Regel werden die Maßnahmen auf einer entsprechenden Liste für alle Mitarbeiter transparent dargestellt und in definierten Intervallen gesteuert (Shopfloor Board).

Ursache Unbekannt

A3, 4D & PDCA-Zyklus

Der A3 ist ein gängiges Werkzeug, um Probleme zu lösen bzw. Verbesserungen voranzutreiben. Der Name kommt von dem Papierformat DIN A3.

Die Umsetzungsverantwortung liegt auch hier im jeweiligen Fachbereich.

Der PDCA wird somit auf ein standardisiertes A3 übertragen und unterstützt bei etwas komplexeren Herausforderungen mit unbekannter Ursache.

Der 4D ist ein gekürzter 8D Report. Der Unterschied ist, dass hier meist kein Kunde diesen Einfordert.

Wichtig sind im 4D, Team zusammenstellen, Problembeschreibung, Sofortmaßnahmen und Ursachenanalyse und Abstellmaßnahmen.

Ursache Unbekannt

8D-Report & PDCA-Zyklus

Der 8D-Report greift bei komplexeren Problemen. Der Name 8D kommt von den acht Disziplinen, die durchlaufen werden müssen um ein Problem zu lösen.

Der 8D wird häufig von den Kunden eingefordert.

Die Umsetzung liegt je nach Aufbau-Organisation im Fachbereich oder bei speziell ausgebildeten 8D Moderatoren*innen.

Durch mehr Disziplinen als bei einem A3 oder 4D muss u.a. die Wirksamkeit der Abstellmaßnahmen nachgewiesen werden.

Ursache Unbekannt

Six Sigma & DMAIC

Wenn Sie mit den Methoden aus Kategorie I bis III nicht weiterkommen, brauchen Sie Experten.

Umsetzungsverantwortlich sind so genannte Six Sigma Green oder Black Belts.

Mittels Statistik und einen projektbasierten Vorgehen (DMAIC) können komplexe Ursachen strukturiert analysiert und gelöst werden.

Methoden & Werkzeuge im kontinuierlichen Verbesserungsprozess (KVP)

Die Entropie oder der "Grad der Unordnung" in einem Unternehmen entgegenzuwirken, ist eine ständige Aufgabe. Dies erfordert eine wohl durchdachte Sammlung von Methoden und Werkzeugen, die spezifisch auf die jeweilige Herausforderung zugeschnitten sind.

Es ist essenziell, dass jeder im Unternehmen das gleiche Mindset zur kontinuierlichen Verbesserung teilt. Die Werkzeuge und Methoden sind nur so effektiv wie das Engagement und das Verständnis der Menschen, die sie anwenden. Wenn jeder Einzelne die gleiche Einstellung und den gleichen Ehrgeiz zur Optimierung hat, werden nicht nur Veränderungen sichtbar, sondern es entsteht auch ein Umfeld, in dem diese Veränderungen gefördert und gehoben werden.

Hierfür sollte für jeden – abhängig von seiner Position und Funktion im Unternehmen – ein individueller (Basis-)Werkzeugkasten für KVP und Problemlösung zusammengestellt werden. Es ist diese Kombination aus einem gemeinsamen Ziel und individuellen Ansätzen, die den wahren Erfolg des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ausmacht.

Hier finden Sie im Folgenden einige bewährte Methoden für Ihren KVP-Werkzeugkasten.

8D-Report

Ein 8D-Report ist ein Dokument, dass im Rahmen des Qualitätsmanagements bei einer Reklamation zwischen Lieferant und Kunde ausgetauscht wird. Er ist Bestandteil eines Reklamationsmanagements. Der 8D-Report ist standardisiert und als Vorgabe im Rahmen der IATF 16949 in der Automobilindustrie eingeführt. Der Kunde wird fortlaufend über den Stand der Korrekturmaßnahmen informiert und kann sich sachkundig in die Problemlösung einbringen.

A3-Problemlösungsblatt

Richtig angewendet, unterstützt das in Japan entwickelte A3-Problemlösungsblatt sowohl den kontinuierlichen Verbesserungsprozess in den Unternehmen als auch den Strategieentwicklungs- oder Entscheidungsprozess. Verschiedene Arten von A3-Reporten visualisieren einen systematischen Denkprozess und helfen so exzellenten Unternehmen in ihrer Weiterentwicklung.

Shopfloor Management

Shopfloor Management ist ein Führungsinstrument welches auf Kommunikation, Visualisierung, Standardisierung sowie Problemlösung und kontinuierlicher Verbesserung basiert. Dabei ist dies als ein Organisationsmodell zu sehen, es beinhaltet definierte Aufgaben, Regeln und Werkzeuge für alle am Prozess beteiligten Personen. Es gilt als die operative Umsetzung der Lean - Prinzipien.

💡Abschließend: Was Sie im Kopf behalten sollten

Der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) ist ein essenzielles Instrument, um der natürlichen Entropie, also dem "Grad der Unordnung" in Unternehmen, entgegenzuwirken.

Ohne ständige Aufmerksamkeit und systematische Verbesserungsansätze laufen Prozesse Gefahr, ins Chaos abzugleiten, weshalb es unerlässlich ist, an Ihnen immer wieder zu arbeiten. Eine Methode dafür ist der Prozesszyklus – Plan, Do, Check, Act.

Zudem sind die vier Unterscheidungen zwischen den Kategorien entscheidend:

Sofortmaßnahme vs. Ursachenanalyse
Produktqualität vs. Handlungsqualität.
Wiederholfehler vs. Einmalfehler.
Strukturiertes und methodisches Vorgehen via PDCA vs. Just Do It.

In einer sich ständig wandelnden Geschäftswelt ist es von zentraler Bedeutung, dass alle Mitarbeiter den Wert und die Notwendigkeit des KVP anerkennen und aktiv daran teilnehmen, um nachhaltige und positive Veränderungen zu erreichen.

Hier kann ein wohlstrukturierter KVP, obwohl komplex in seiner Implementierung langfristig erhebliche positive Veränderungen im Unternehmen bewirken.

Mit einem erfahrenen Partner an Ihrer Seite wird die Einführung und fortlaufende Anwendung des KVP nicht nur machbar, sondern auch erheblich erleichtert.

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